Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
*Crear un formulario mediante la herramienta Formulario*
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
- En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
CONSULTAS
Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.
Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto.
-Para crear una consulta
Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consulta
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)
Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar
Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)
Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar
Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)
